ISO 22301 – Klauzula 9.2: Interna provera

U jednoj rečenici: pored redovnog praćenja pokazatelja (klauzula 9.1) i godišnje evaluacije sposobnosti (klauzula 8.6), standard traži i nešto trećе — nezavisnu, formalnu proveru da li se firma zaista drži sopstvenih pravila i zahteva standarda, urađenu od strane nekoga ko nije proveravao sopstveni posao.

Šta klauzula zapravo traži

Organizacija treba da sprovodi interne provere u planiranim intervalima, koje pokazuju da li BCMS ispunjava sopstvene zahteve firme i zahteve standarda, i da li je efikasno primenjen i održavan. Konkretno, standard traži:

• program provere — koliko često se proverava, kojom metodom, ko je odgovoran, uzimajući u obzir značaj pojedinih procesa i rezultate prethodnih provera,
• jasno određen kriterijum i obuhvat za svaku pojedinačnu proveru,
• izbor proverivača tako da provera bude objektivna i nepristrasna — niko ne proverava sopstveni posao,
• izveštavanje rezultata rukovodstvu,
• preduzimanje korekcija i korektivnih radnji bez nepotrebnog odlaganja,
• čuvanje dokaza da je program provere sproveden i kakvi su bili rezultati.

Zašto je ovo bitno — i po čemu se razlikuje od prethodnih koraka

Do sada smo u seriji već pokrili dva slična, ali različita mehanizma. Klauzula 8.6 je periodična evaluacija koja sabira nalaze iz vežbi, incidenata i spoljnih signala u širu ocenu da li sistem dovoljno dobro radi. Klauzula 9.1 je stalno praćenje konkretnih pokazatelja. Interna provera je nešto treće: formalna, nezavisna provera da li se firma zaista drži onoga što je sama sebi propisala — ne da li je sistem dobar, nego da li se pravila poštuju. Ključna razlika je u nezavisnosti: BCM koordinator može sam da prati pokazatelje i radi evaluaciju, ali ne treba sam da proverava sopstveni rad — to bi bilo isto kao kad bi neko sam sebi potpisivao ocenu.

Detaljan primer: program interne provere u Elektrotehni

Ko proverava

Elektrotehna već ima iskusnog internog proverivača iz programa za ISO 9001 (sistem upravljanja kvalitetom) — osobu koja je prošla obuku za internog proverivača i redovno radi provere u drugim delovima firme. Umesto da se traži potpuno nova osoba, ovaj proverivač je dodatno obučen za zahteve ISO 22301, i sada vodi i BCM proveru. Ovo rešava zahtev za nepristrasnost — proverivač nije deo BCM tima i nema ulogu u svakodnevnom radu sistema koji proverava — i uklapa se u raniju odluku da se BCM i sistem kvaliteta koliko god je moguće oslanjaju na iste, već postojeće procese (uspostavljeno u klauzuli 6.1).

Program provere kroz više godina

Umesto da svaka provera pokuša da pokrije baš sve, Elektrotehna raspoređuje fokus kroz godine, slično kao što je urađeno i sa programom vežbi:

Godina	Fokus provere
Godina 1	Klauzule 4-7 — kontekst, liderstvo, planiranje, podrška: da li dokumentacija postoji, da li su uloge stvarno dodeljene, da li je kompetentnost evidentirana
Godina 2	Klauzula 8 — operativni procesi: da li BIA, procena rizika, strategije i planovi zaista prate dogovorenu metodologiju
Godina 3	Klauzula 9-10 — praćenje, evaluacija, preispitivanje i unapređenje: da li se nalazi iz prethodnih provera i vežbi zaista pretaču u konkretne radnje

Kriterijum i obuhvat jedne konkretne provere

Za proveru iz Godine 1, kriterijum je bio jasno određen unapred: zahtevi klauzula 4-7 iz standarda, plus interna pravila koja je Elektrotehna sama sebi postavila (na primer, standardni šablon plana iz klauzule 8.1). Obuhvat je bio ograničen na tri odeljenja — proizvodnju, nabavku i IT — dok su preostala odeljenja ostavljena za sledeći ciklus, kako provera ne bi trajala predugo i opterećivala firmu.

Konkretan nalaz sa provere

Proverivač je, pregledajući evidenciju kompetentnosti (klauzula 7.2), otkrio neusaglašenost: obuka zamenskog tehničara za liniju 2 je zaista sprovedena i zamenik je stvarno bio testiran, ali potpisan obrazac o proveri kompetentnosti nikad nije unet u centralni registar dokumenata (klauzula 7.5) — postojao je samo kao papir u fascikli šefa proizvodnje, koji niko drugi nije znao da traži.

Ovde je bitno razlikovati dve stvari koje provera traži:

• Korekcija — neposredno rešenje konkretnog slučaja: obrazac je odmah skeniran i unet u registar.
• Korektivna radnja — rešenje uzroka, da se isto ne ponovi: uveden je korak u proceduri da se svaki popunjen obrazac o kompetentnosti automatski prosleđuje BCM koordinatoru u roku od tri dana od sprovedene provere, umesto da ostane kod onoga ko je proveru sproveo.

Bez ovog razlikovanja, lako se desi da se reši samo jedan konkretan slučaj, dok se identičan propust ponovi kod sledeće obuke, jer uzrok nikad nije adresiran.

Izveštavanje rukovodstvu

Nalazi provere, uključujući ovaj i eventualne druge, uneti su u izveštaj koji je predstavljen na sledećem kvartalnom sastanku uprave — istom onom gde se prate i pokazatelji iz klauzule 9.1 i rezultati evaluacije iz klauzule 8.6. Sve tri vrste informacija (pokazatelji, evaluacija, nalazi provere) tako dolaze do rukovodstva zajedno, dajući potpuniju sliku nego bilo koja od njih pojedinačno.

Smernice za dokumentaciju

Za program provere, dovoljan je kratak dokument koji pokazuje raspored fokusa kroz nekoliko godina unapred. Za svaku pojedinačnu proveru: kriterijum i obuhvat definisan pre početka, ime i kvalifikacija proverivača, lista nalaza sa jasnim razlikovanjem korekcije od korektivne radnje, rok i odgovorna osoba za svaku radnju, i potvrda da je radnja zaista zatvorena.

Najčešća greška

Najčešća greška je da proveru sprovodi ista osoba koja vodi BCM sistem — BCM koordinator koji proverava sopstveni rad ne može biti nepristrasan, koliko god bio pošten, jer je prirodno sklon da ne primeti sopstvene propuste. Druga česta greška je mešanje korekcije i korektivne radnje — rešiti samo konkretan slučaj bez da se ikad postavi pitanje zašto se to uopšte desilo, što garantuje da će se isti nalaz pojaviti i sledeće godine, samo na drugom mestu.