ISO/IEC 20000-1, klauzula 8.4.1 — Budžetiranje i obračunavanje troškova usluga

Šta standard zahteva

Klauzula 8.4.1 traži da organizacija budžetira i obračunava troškove za usluge ili grupe usluga, u skladu sa sopstvenim politikama i procesima finansijskog upravljanja. Troškovi moraju biti budžetirani tako da omoguće efektivnu finansijsku kontrolu i donošenje odluka o uslugama. U planiranim intervalima, organizacija mora da prati i izveštava o stvarnim troškovima u odnosu na budžet, pregleda finansijske prognoze i upravlja troškovima. Standard napominje da mnoge, ali ne sve organizacije naplaćuju svoje usluge — budžetiranje i obračunavanje troškova u ovom standardu ne podrazumeva naplatu, kako bi zahtev bio primenljiv na sve organizacije, uključujući interne davaoce usluga.

Primer

Primer: IT sektor Adria Trade-a, umesto jedne velike budžetske stavke "IT troškovi", raščlanjuje godišnji budžet po grupama usluga — service desk, podrška POS sistemu, podrška ERP-u, mrežna i serverska infrastruktura. Ova raščlanjenost usklađena je sa postojećim finansijskim procesom firme, kroz koji svi sektori podnose budžetske zahteve finansijskom sektoru. Mesečno se prati koliko je stvarno potrošeno u odnosu na budžet za svaku grupu usluga — na primer, kad se pokaže da su troškovi licenci veći od planiranih zbog dodavanja novih prodavnica, ta informacija se odmah prosleđuje finansijama, prognoza za ostatak godine se revidira, a razmatra se da li postoji jeftinija alternativa za deo licenci. IT sektor ne naplaćuje svoje usluge internim korisnicima — troškovi se prate radi kontrole i planiranja, ne radi obračuna prema sektorima.

Šta treba uraditi

• Raščlaniti IT troškove po uslugama ili grupama usluga, umesto da se sve prati kao jedna nediferencirana budžetska stavka — bez ove raščlanjenosti nemoguće je videti gde se novac stvarno troši.
• Uskladiti proces budžetiranja SMS-a sa postojećim finansijskim procesima organizacije — ne izmišljati paralelan sistem, nego se uklopiti u ono što finansije već koriste.
• Budžetirati troškove sa dovoljno detalja da stvarno podrže odluke — na primer, da se vidi da li je isplativije zaposliti dodatnu osobu ili nabaviti automatizovan alat, na osnovu stvarnih brojki, a ne procene.
• Uspostaviti redovan ritam praćenja stvarnih troškova u odnosu na budžet — mesečno ili kvartalno, u zavisnosti od toga koliko brzo se troškovi menjaju.
• Ne zadovoljiti se samo izveštavanjem o odstupanju — kad se pokaže da troškovi odstupaju od plana, preduzeti konkretnu meru (revidirati prognozu, tražiti alternativu, prilagoditi obim usluge).
• Ne mešati budžetiranje i obračunavanje troškova sa naplatom usluga internim korisnicima — ovo je i dalje obavezno čak i kad IT sektor ne naplaćuje svoje usluge, jer služi finansijskoj kontroli, ne fakturisanju.