ISO 22301 – Klauzula 7.3: Svest

U jednoj rečenici: dok se klauzula 7.2 bavi specifičnim veštinama za konkretne uloge (tehničar, IT osoba, vlasnik plana), ova klauzula traži nešto šire — da baš svaki zaposleni, bez obzira na poziciju, zna da politika kontinuiteta postoji, razume svoju ulogu u njoj, i razume šta se dešava ako se propisane procedure ne poštuju.

Šta klauzula zapravo traži

Standard traži da osobe koje rade pod kontrolom organizacije budu svesne tri stvari: politike kontinuiteta poslovanja, sopstvenog doprinosa efikasnosti BCMS-a — uključujući korist od poboljšanih performansi kontinuiteta, i posledica nepoštovanja zahteva sistema. Ovo se odnosi na sve zaposlene, ne samo na one sa formalno dodeljenom ulogom u kriznom timu ili na vlasnike planova.

Zašto je ovo bitno

Najbolji plan na svetu ne pomaže ako ga zna samo šačica ljudi sa formalnom BCM ulogom, dok je ostatak firme potpuno nesvestan da bilo šta od toga postoji. Upravo se to dogodilo u Elektrotehni tokom incidenta sa ERP sistemom opisanog ranije u seriji: magacin u Novom Sadu nije imao papirnu proceduru, ali problem je bio dublji od same procedure — čak i da je procedura postojala, radnici u magacinu nisu bili svesni da bi tokom takvog prekida trebalo da očekuju uputstva ili da znaju kome da se jave. Svest nije isto što i formalna obuka za konkretan zadatak — to je opšte razumevanje "ovo postoji, ja imam ulogu u tome, i ako ignorišem uputstva, posledice postoje".

Primer iz prakse: Elektrotehna

Posle incidenta, Elektrotehna je pokrenula program svesti koji je namerno odvojen od tehničkih obuka iz klauzule 7.2 i namenjen svima, ne samo ključnim ulogama:

• Kartica za radno mesto: svaki zaposleni u proizvodnji i magacinu dobio je laminiranu karticu veličine razglednice, postavljenu blizu radnog mesta, sa tri jednostavne stavke: šta raditi ako sistem (ERP, kase, terminali) prestane da radi, koga pozvati prvog, i gde se nalazi papirna alternativa za evidentiranje robe dok se sistem ne vrati.
• Uvodna obuka za nove zaposlene: svaki novi radnik, bez obzira na poziciju, u prvoj nedelji prolazi kratak, petnaestominutni pregled politike kontinuiteta i osnovnih pravila ponašanja tokom prekida — ne detaljnu obuku, samo osnovnu svest da tema postoji i da ima jasna pravila.
• Godišnje osvežavanje: na godišnjem sastanku cele firme, generalni direktor (isti onaj koji je preuzeo liderstvo opisano u klauzuli 5.1) izdvaja pet minuta da podseti zaposlene na politiku i da podeli konkretan primer — na primer, kako je nedavna vežba pokazala napredak u odnosu na prošlu godinu.
• Posledice nepoštovanja: zaposlenima je jasno objašnjeno, kroz konkretan primer sa ERP incidentom, šta se desi kad neko improvizuje umesto da prati proceduru — u tom slučaju, deo prodaje je ručno unosio podatke na način koji se kasnije nije mogao uskladiti sa sistemom kad se vratio, što je stvorilo dodatni posao i greške u fakturisanju koje su trajale nedeljama posle što je sistem već radio.

Rezultat sledeće godine, tokom planirane vežbe (o vežbama detaljnije u kasnijem tekstu serije), bio je vidljiv: radnici u magacinu su, bez podsećanja, sami posegnuli za papirnom procedurom sa kartice, umesto da čekaju uputstva ili pokušavaju da nastave rad kao da se ništa nije desilo.

Smernice za dokumentaciju

Dovoljno je voditi jednostavnu evidenciju: ko je prošao uvodnu obuku i kada, datum i sadržaj godišnjeg osvežavanja svesti, i primerak materijala koji se koristi (kartica, prezentacija). Ne treba mešati ovo sa evidencijom kompetentnosti iz klauzule 7.2 — ta dva registra služe različitoj svrsi i različitoj grupi ljudi, iako se mogu delimično preklapati kod istih osoba.

Najčešća greška

Najčešća greška je da se svest svede samo na krizni tim i vlasnike planova, dok je ostatak firme potpuno izvan te priče — tačno situacija koja je Elektrotehnu koštala tokom prvog ERP incidenta. Druga česta greška je tretiranje svesti kao jednokratnog događaja pri zapošljavanju, bez ikakvog podsećanja kasnije — posle godinu-dve, čak i oni koji su prošli uvodnu obuku zaborave detalje, pogotovo ako u međuvremenu nisu imali priliku da ih primene.