ISO 22301 – Klauzula 5.3: Uloge, odgovornosti i ovlašćenja u organizaciji

U jednoj rečenici: mora biti jasno i pismeno određeno ko tačno radi šta u sistemu kontinuiteta poslovanja — i, još važnije, ko ima ovlašćenje da u trenutku krize kaže "aktiviramo plan", jer se ta odluka u praksi prečesto odlaže dok se svi pitaju čije je to da odluči.

Šta klauzula zapravo traži

Standard traži da najviše rukovodstvo obezbedi da su odgovornosti i ovlašćenja za relevantne uloge dodeljeni i komunicirani unutar organizacije. Posebno izdvaja obavezu da se jasno odredi ko je odgovoran za to da sistem kontinuiteta poslovanja bude usklađen sa zahtevima standarda, i ko izveštava rukovodstvo o performansama sistema. U praksi, ovo znači definisanje čitavog niza uloga: ko vodi BCM projekat svakodnevno, ko je vlasnik svakog pojedinačnog plana, ko čini krizni tim, i — presudno — ko ima ovlašćenje da proglasi da je incident dovoljno ozbiljan da se plan aktivira.

Zašto je ovo bitno

U stvarnoj krizi, najskuplje izgubljeno vreme često nije tehničko — nego organizaciono. Ljudi znaju da je nešto ozbiljno, ali niko formalno ne kaže "ovo je sada kriznа situacija, prelazimo na plan B", jer ta odluka nije jasno nečija. Isto tako, ako je odgovornost za ceo BCM sistem koncentrisana na jednu osobu bez zamenika, dovoljno je da ta osoba bude na godišnjem odmoru kad se nešto desi, pa da sistem koji inače dobro funkcioniše na papiru u praksi ostane bez ikoga ko zna da ga pokrene.

Primer iz prakse: Elektrotehna

Elektrotehna je posle prvog ozbiljnijeg testiranja (o vežbama detaljnije pišemo kasnije u seriji) otkrila baš ovaj problem: BCM koordinator je bio jedina osoba koja je znala kompletnu proceduru aktivacije plana, i kad je vežba organizovana namerno u trenutku kad je on bio na putu, niko drugi u firmi nije bio siguran da li sme da donese odluku o aktivaciji bez njega.

Posle toga, uloge su preciznije definisane:

• BCM koordinator — svakodnevno održava sistem, koordinira BIA i procenu rizika, priprema kvartalne izveštaje za rukovodstvo. Ima formalno određenog zamenika iz sektora kvaliteta, koji zna dovoljno da preuzme ulogu u slučaju odsustva.
• Rukovodilac krizom (incident commander) — u radno vreme je operativni direktor, van radnog vremena dežurni menadžer smene ima jasno pisano ovlašćenje da samostalno proglasi krizu i aktivira prvi krug poziva, bez čekanja na potvrdu odozgo, ako situacija to zahteva (na primer, požar ili ozbiljan kvar na liniji noću).
• Vlasnici pojedinačnih planova — za svaki kritičan proces (ERP, proizvodna linija, skladištenje, nabavka), jasno je određena po jedna osoba odgovorna da plan bude ažuran i testiran, sa imenom i pozicijom, ne samo "IT sektor" ili "nabavka" kao apstraktna jedinica.
• Krizni tim — unapred određena grupa od pet ljudi (operativni direktor, šef proizvodnje, šef nabavke, HR menadžer, i BCM koordinator) koja se saziva čim se kriza proglasi, sa jasnom listom ko koga zove prvi, ne "svi zovu sve".

Ključna promena nije bila u tome što su uloge prvi put postojale — postojale su i ranije, neformalno — nego što su sada pisane, sa imenima i zamenicima, i što je svako od tih ljudi znao da ima ovlašćenje da deluje bez čekanja na dozvolu u trenutku kad je to najpotrebnije.

Smernice za dokumentaciju

Najkorisniji format je jednostavna tabela: uloga, ime i pozicija osobe, zamenik, i tačno ovlašćenje koje ta osoba ima (na primer, "ovlašćen da samostalno proglasi krizni status i aktivira prvi krug poziva bez prethodnog odobrenja"). Ovu tabelu treba držati ažurnom — svaka promena pozicije ili odlazak zaposlenog mora odmah da se odrazi, jer zastarela lista kontakata u krizi vredi koliko i nepostojanje liste.

Najčešća greška

Najčešća greška je da odgovornost za ceo sistem nosi jedna osoba bez formalno određenog zamenika — sistem tada zavisi od toga da ta osoba bude dostupna baš u trenutku krize, što statistički nije uvek slučaj. Druga česta greška je nejasno ovlašćenje za aktivaciju plana — uloge postoje na papiru, ali niko nije eksplicitno rekao "ti smeš sam da doneseš ovu odluku, ne moraš da čekaš potvrdu", pa se u praksi svako plaši da preuzme inicijativu dok kriza traje duže nego što je moralo.