ISO 22301 – Klauzula 4.3: Određivanje obuhvata BCMS-a

U jednoj rečenici: morate jasno i pismeno odrediti šta tačno vaš sistem kontinuiteta poslovanja pokriva — koje lokacije, koje procese, koje proizvode i usluge — i podjednako jasno obrazložiti šta namerno ostavljate van obuhvata i zašto.

Šta klauzula zapravo traži

Standard traži da odredite granice i primenljivost BCMS-a, uzimajući u obzir tri stvari koje ste već prošli u prethodne dve klauzule: spoljašnje i unutrašnje faktore (4.1), zahteve zainteresovanih strana (4.2), i odnos sa aktivnostima koje obavljaju druge organizacije — dobavljači, spoljni izvršioci, cloud provajderi. Obuhvat mora biti dokumentovan i mora sadržati proizvode i usluge koje pokriva, kao i obrazloženje za bilo koje aktivnosti, proizvode ili usluge koje su namerno isključene.

Zašto je ovo bitno

Ova klauzula sprečava dve suprotne greške. Prva je obuhvat koji je toliko širok da ga firma realno ne može da održava — pokušaj da se odjednom pokrije baš sve vodi u plan koji niko ne testira jer je prevelik. Druga, opasnija greška je obuhvat koji je namerno uzak da bi sertifikacija izgledala lakše — na primer, isključivanje baš onog proizvodnog pogona koji je najveći izvor rizika, dok se u obuhvatu ostavi samo administrativna kancelarija. Takav "obuhvat na papiru" prođe audit, ali ne štiti firmu od stvarnog prekida tamo gde je najverovatniji.

Primer iz prakse: Elektrotehna

Kad je Elektrotehna definisala obuhvat, tim je morao da donese nekoliko konkretnih odluka:

• U obuhvatu: proizvodni pogon u Beogradu (obe proizvodne linije), oba regionalna skladišta (Novi Sad, Niš), ERP sistem i svi njegovi moduli (proizvodnja, fakturisanje, skladištenje), kao i cloud CRM aplikacija — jer je direktno povezana sa procesom prodaje ključnim klijentima definisanim u klauzuli 4.2.
• Van obuhvata, uz obrazloženje: mala predstavnička kancelarija u Podgorici sa dva zaposlena, čiji prekid rada ne utiče na proizvodnju niti na ključne ugovorne obaveze prema glavnim klijentima — obrazloženje je izričito zapisano, ne samo prećutno izostavljeno.
• Posebno naznačeno kao odnos sa spoljnom stranom, ne kao deo obuhvata: transport i špedicija, koje obavlja spoljna logistička firma. Elektrotehna ne upravlja direktno njihovim kontinuitetom, ali obuhvat BCMS-a eksplicitno pominje tu zavisnost i upućuje na to da se rizik od prekida kod špeditera prati kroz procenu rizika u klauzuli 8.2, a ne kroz sopstveni plan za tuđe poslovanje.

Ovakvo razgraničenje — jasno šta je unutra, šta je namerno napolju i zašto, i šta je zavisnost od trećih strana koja se prati ali ne upravlja direktno — sprečava kasnije nesporazume kad se plan bude testirao ili kad audit postavi pitanje "a šta je sa magacinom u Nišu, da li je on pokriven".

Smernice za dokumentaciju

Dokument o obuhvatu ne mora biti dugačak — jedna do dve strane su dovoljne za firmu veličine Elektrotehne. Treba da sadrži: spisak lokacija i organizacionih delova koji su u obuhvatu, spisak proizvoda i usluga koji su pokriveni, eksplicitnu listu isključenja sa obrazloženjem za svako, i kratak pomen ključnih spoljnih zavisnosti (dobavljači, izvršioci, cloud servisi) koje utiču na obuhvaćene procese iako nisu direktno u obuhvatu.

Najčešća greška

Najčešća greška je isključivanje delova firme bez pisanog obrazloženja — obuhvat prosto "zaboravi" da pomene određenu lokaciju ili proces, umesto da eksplicitno kaže da je isključen i zašto. Druga česta greška je da se obuhvat definiše preambiciozno na početku ("pokrivamo sve"), pa se posle prve godine ispostavi da niko nema kapacitet da testira planove za svaki i najmanji proces — bolje je krenuti sa realno pokrivim, jasno definisanim obuhvatom i proširivati ga postepeno, nego objaviti širok obuhvat koji ostane samo na papiru.